WLAN-Drucker einrichten: So verbindest du jeden Drucker mit dem WLAN

Du möchtest deinen Drucker mit WLAN verbinden, aber weißt nicht genau wie? Keine Sorge – die Einrichtung dauert meist nur wenige Minuten und funktioniert bei allen gängigen Herstellern nach ähnlichem Prinzip. In diesem Ratgeber zeigen wir dir die 3 wichtigsten Methoden, um deinen Drucker ins Heimnetzwerk einzubinden. Egal ob HP, Canon, Epson oder Brother: Nach dieser Anleitung druckst du kabellos von jedem Gerät in deinem Haushalt. Das Wichtigste vorweg: Du brauchst dein WLAN-Passwort, einen Computer oder Smartphone und ein paar Minuten Zeit. Los geht's.

Voraussetzungen: Das brauchst du für die WLAN-Verbindung

Bevor du startest, solltest du sicherstellen, dass alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind. Dein Drucker muss WLAN-fähig sein – erkennbar am WLAN-Symbol auf dem Gerät oder in der Produktbeschreibung. Die meisten Drucker ab Baujahr 2015 haben diese Funktion bereits integriert.

Du benötigst außerdem:

• Einen funktionierenden WLAN-Router mit aktivem Internet
• Das WLAN-Passwort (steht meist auf der Rückseite des Routers)
• Einen Computer, Laptop, Smartphone oder Tablet im selben Netzwerk
• Optional: Die Hersteller-Software (oft auf CD mitgeliefert oder als Download)

Wichtig: Stelle den Drucker möglichst nah am Router auf, zumindest für die Ersteinrichtung. Das minimiert Verbindungsprobleme durch schwaches Signal. Laut BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) solltest du außerdem prüfen, ob dein Router auf dem aktuellen Sicherheitsstandard WPA3 oder mindestens WPA2 läuft.

Methode 1: Schnellverbindung per WPS-Taste (einfachste Methode)

Die WPS-Methode ist die schnellste und einfachste – wenn dein Router und Drucker diese Funktion unterstützen. WPS (Wi-Fi Protected Setup) verbindet Geräte per Knopfdruck ohne Passworteingabe.

So funktioniert's:

1. Suche die WPS-Taste an deinem Router (oft mit zwei kreisförmigen Pfeilen gekennzeichnet)
2. Drücke am Drucker die WLAN-Taste (meist mit Funksymbol) für 3 Sekunden
3. Drücke innerhalb von 2 Minuten die WPS-Taste am Router
4. Warte etwa 30 Sekunden – die WLAN-LED am Drucker leuchtet dauerhaft, wenn die Verbindung steht

Das war's bereits. Dein Drucker ist jetzt im Netzwerk und von allen Geräten erreichbar. Diese Methode funktioniert bei den meisten modernen Fritzbox-Modellen, Speedport-Routern der Telekom und allen aktuellen WLAN-Druckern von HP, Canon, Epson und Brother.

Vorteil: Keine Passwort-Eingabe nötig, extrem schnell.

Nachteil: Nicht alle älteren Router haben eine WPS-Funktion. Bei manchen ist sie aus Sicherheitsgründen deaktiviert.

Methode 2: Manuelle Einrichtung über das Drucker-Display

Die meisten WLAN-Drucker haben ein integriertes Display mit Touch-Bedienung oder Tasten. Hier kannst du die WLAN-Verbindung manuell konfigurieren – ähnlich wie bei einem Smartphone.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Drücke am Drucker auf das Setup-Symbol oder Menü
2. Navigiere zu Einstellungen → Netzwerk → WLAN-Setup (Bezeichnung variiert je nach Hersteller)
3. Wähle "WLAN-Setup-Assistent" oder "Drahtlos-Assistent"
4. Der Drucker sucht jetzt verfügbare Netzwerke – wähle dein WLAN aus der Liste
5. Gib dein WLAN-Passwort über die Bildschirmtastatur ein (achte auf Groß-/Kleinschreibung)
6. Bestätige mit OK – nach wenigen Sekunden erscheint "Verbunden"

Bei Druckern ohne Display (selten bei modernen Geräten) läuft die Einrichtung über eine spezielle Software am Computer. Dazu im nächsten Abschnitt mehr.

Tipp: Falls dein WLAN-Name Sonderzeichen enthält, können manche ältere Drucker Probleme haben. Benenne dein Netzwerk im Router-Menü notfalls temporär um (nur Standard-Buchstaben und Zahlen).

Methode 3: Einrichtung über die Hersteller-Software (für alle Drucker)

Jeder Druckerhersteller bietet eigene Setup-Software an. Diese Methode funktioniert immer – auch bei Druckern ohne Display oder wenn WPS nicht verfügbar ist.

Installation bei den wichtigsten Herstellern:

HP Drucker

Lade die HP Smart App herunter (Windows, macOS, iOS, Android). Die App führt dich durch die komplette Einrichtung inklusive WLAN-Verbindung. HP empfiehlt diese Methode mittlerweile als Standard.

Canon Drucker

Nutze das Canon IJ Network Tool oder die Canon PRINT App. Bei der Installation wirst du gefragt, ob du per USB oder WLAN verbinden möchtest – wähle WLAN und folge dem Assistenten.

Epson Drucker

Installiere die Epson Connect Software von der Epson-Website. Das Tool findet deinen Drucker automatisch und richtet die WLAN-Verbindung ein.

Brother Drucker

Verwende den Brother Printer Driver oder die Brother iPrint&Scan App. Brother-Geräte haben oft auch eine USB-Verbindung für die Ersteinrichtung – danach kannst du auf WLAN umstellen.

Die Software-Methode ist besonders praktisch, weil automatisch die richtigen Treiber installiert werden. Du musst dich also nicht manuell auf die Suche nach Treibern begeben. [INTERN: drucker-treiber-installieren]

Drucker am Computer, Smartphone oder Tablet einrichten

Nachdem dein Drucker mit dem WLAN verbunden ist, musst du ihn noch auf deinen Geräten einrichten. Hier der schnellste Weg für jedes System:

Windows 10/11

1. Öffne Einstellungen → Geräte → Drucker & Scanner
2. Klicke auf "Drucker oder Scanner hinzufügen"
3. Windows findet deinen Drucker automatisch – klicke auf "Gerät hinzufügen"
4. Fertig – du kannst jetzt aus jeder App heraus drucken

macOS

1. Öffne Systemeinstellungen → Drucker & Scanner
2. Klicke auf das Plus-Symbol unten links
3. Dein Drucker erscheint in der Liste – wähle ihn aus und klicke "Hinzufügen"
4. macOS lädt automatisch die benötigten Treiber herunter

Android

Android unterstützt die meisten WLAN-Drucker nativ. Öffne ein Dokument oder Foto, tippe auf Teilen → Drucken. Dein Drucker sollte automatisch erscheinen. Falls nicht, installiere die Hersteller-App aus dem Play Store.

iPhone/iPad (iOS)

Apple-Geräte nutzen AirPrint. Alle modernen WLAN-Drucker unterstützen diesen Standard. Öffne einfach ein Dokument, tippe auf das Teilen-Symbol → Drucken – dein Drucker wird automatisch erkannt. Keine App-Installation nötig.

Profi-Tipp: Wenn mehrere Personen im Haushalt denselben Drucker nutzen, muss die Einrichtung auf jedem Gerät einzeln erfolgen. Der Vorteil: Einmal verbunden, bleibt die Verbindung dauerhaft bestehen.

Häufige Probleme und Lösungen bei der WLAN-Verbindung

Manchmal klappt die Verbindung nicht auf Anhieb. Die meisten Probleme lassen sich aber mit einfachen Tricks beheben:

Problem: Drucker wird nicht gefunden

• Lösung 1: Stelle sicher, dass Drucker und Computer im selben WLAN sind (manche Router haben Gast-Netzwerke)
• Lösung 2: Starte Router und Drucker neu – das löst 80% aller Verbindungsprobleme
• Lösung 3: Deaktiviere temporär die Firewall an deinem Computer (Windows Defender oder macOS Firewall)
• Lösung 4: Prüfe, ob der Drucker zu weit vom Router entfernt steht – WLAN-Signal kann durch Wände gedämpft werden

Problem: Verbindung bricht ständig ab

• Lösung 1: Aktualisiere die Drucker-Firmware über das Hersteller-Tool
• Lösung 2: Ändere den WLAN-Kanal in deinen Router-Einstellungen (besonders in Mehrfamilienhäusern sinnvoll)
• Lösung 3: Reserviere dem Drucker im Router eine feste IP-Adresse (verhindert Konflikte im Netzwerk)

Problem: WLAN-Passwort wird nicht akzeptiert

• Lösung 1: Achte auf exakte Groß-/Kleinschreibung – WLAN-Passwörter sind case-sensitive
• Lösung 2: Prüfe, ob du wirklich das WLAN-Passwort eingibst (nicht das Router-Admin-Passwort)
• Lösung 3: Bei Sonderzeichen im Passwort: Verbinde den Drucker per USB und ändere dann im Setup die WLAN-Einstellungen

Falls alle Stricke reißen, hilft ein Factory Reset des Druckers. Die entsprechende Tastenkombination findest du in der Bedienungsanleitung. Danach kannst du die WLAN-Einrichtung komplett neu starten. [INTERN: drucker-zuruecksetzen]

Sicherheit: So schützt du deinen WLAN-Drucker

Ein WLAN-Drucker ist ein Netzwerkgerät – und damit potenzielles Einfallstor für Angreifer, wenn er nicht richtig abgesichert ist. Das BSI empfiehlt folgende Maßnahmen:

• Firmware immer aktuell halten: Hersteller schließen regelmäßig Sicherheitslücken – aktiviere automatische Updates wenn möglich
• Starkes WLAN-Passwort verwenden: Mindestens 12 Zeichen mit Groß-/Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen
• WPA3 oder WPA2 aktivieren: Ältere Standards wie WEP oder WPA sind unsicher
• Nicht benötigte Dienste deaktivieren: Viele Drucker bieten Cloud-Druck oder E-Mail-Funktionen – schalte aus, was du nicht brauchst
• Admin-Passwort des Druckers ändern: Viele Geräte haben Werkspasswörter wie "admin" oder "0000" – ändere diese im Webinterface

Besonders wichtig: Platziere deinen Drucker nicht im Gast-WLAN. Gäste sollten keinen Zugriff auf deine Drucker und andere Smart-Home-Geräte haben. Die meisten Router bieten separate Gast-Netzwerke genau für diesen Zweck. [INTERN: wlan-sicherheit-tipps]

Alternative: USB-Kabel vs. WLAN – wann lohnt sich was?

Nicht immer ist WLAN die beste Lösung. Hier ein ehrlicher Vergleich:

Kriterium	WLAN	USB-Kabel
Flexibilität	✅ Von überall im Haus drucken	❌ Nur von einem Gerät
Geschwindigkeit	⚠️ Kann bei schwachem Signal langsam sein	✅ Immer maximale Geschwindigkeit
Zuverlässigkeit	⚠️ Abhängig von WLAN-Qualität	✅ 100% stabil
Einrichtung	⚠️ Einmalig etwas komplexer	✅ Plug & Play
Mehrere Nutzer	✅ Alle im Netzwerk können drucken	❌ Nur ein Computer (außer mit Druckerfreigabe)

Unsere Empfehlung: Für Heimanwender mit mehreren Geräten ist WLAN klar die bessere Wahl. Nur wenn du einen Drucker ausschließlich an einem Desktop-PC nutzt und höchste Druckgeschwindigkeit brauchst (z.B. für Fotodruck), ist USB die bessere Option.

Übrigens: Viele Drucker können beides gleichzeitig – USB für den Hauptrechner und WLAN für andere Geräte. So holst du das Beste aus beiden Welten.

FAQ: Die häufigsten Fragen zur WLAN-Drucker-Einrichtung

Kann ich meinen alten Drucker nachträglich WLAN-fähig machen?

Ja, das geht mit einem WLAN-Printserver. Dieses kleine Gerät (ca. 30-60 Euro) verbindest du per USB mit deinem alten Drucker und steckst es ins Netzwerk. Der Printserver macht den Drucker dann für alle Geräte im WLAN sichtbar. Bekannte Hersteller sind TP-Link, Netgear und D-Link. Die Einrichtung ist etwas technischer als bei nativen WLAN-Druckern, aber mit den mitgelieferten Anleitungen machbar. Wichtig: Nicht alle sehr alten Drucker (älter als 15 Jahre) funktionieren problemlos mit Printservern – im Zweifel vorher beim Hersteller nachfragen.

Muss der Drucker immer eingeschaltet sein oder reicht Standby?

Moderne WLAN-Drucker haben einen Standby-Modus, der ausreicht. Sie "wachen auf", sobald ein Druckauftrag ankommt – ähnlich wie Smartphones. Das dauert meist 5-15 Sekunden. Komplett ausschalten solltest du den Drucker nur, wenn du ihn längere Zeit (mehrere Wochen) nicht nutzt. Das spart zwar minimal Strom (ca. 1-3 Watt im Standby), bedeutet aber, dass du ihn vor jedem Druckauftrag manuell einschalten musst. Aus Komfortgründen empfehlen wir: Standby nutzen, komplett ausschalten nur bei längerer Abwesenheit.

Wie viele Geräte können gleichzeitig auf einen WLAN-Drucker zugreifen?

Technisch können bis zu 50 Geräte gleichzeitig mit einem WLAN-Drucker verbunden sein – allerdings kann natürlich immer nur eines zur Zeit drucken. Die Druckaufträge werden in einer Warteschlange verwaltet. In einem normalen Haushalt mit 4-5 Geräten (Laptops, Smartphones, Tablets) gibt es keinerlei Leistungsprobleme. Erst in Büroumgebungen mit 10+ aktiven Nutzern solltest du über einen professionellen Netzwerkdrucker mit höherer Kapazität nachdenken.

Funktioniert WLAN-Druck auch ohne Internet?

Ja, absolut. Für den lokalen WLAN-Druck brauchst du kein Internet – nur ein funktionierendes lokales Netzwerk (dein Router). Drucker und Computer müssen lediglich im selben WLAN sein. Internet benötigst du nur für spezielle Cloud-Druck-Funktionen (z.B. HP ePrint, Google Cloud Print) oder wenn du von unterwegs drucken möchtest. Für den normalen Hausgebrauch ist der lokale WLAN-Druck die Standard-Methode – und die funktioniert auch bei Internetausfall problemlos.

Warum wird mein Drucker auf dem Handy nicht angezeigt?

Häufigste Ursache: Handy und Drucker sind in verschiedenen Netzwerken. Das passiert oft, wenn dein Smartphone im Gast-WLAN eingebucht ist, der Drucker aber im Haupt-WLAN hängt. Prüfe in den WLAN-Einstellungen deines Handys, in welchem Netzwerk du bist. Zweite Ursache: Bei Android-Geräten musst du manchmal die Hersteller-App installieren (HP Smart, Canon Print etc.), damit der Drucker erkannt wird. Bei iPhones mit AirPrint sollte es hingegen immer automatisch funktionieren – wenn nicht, prüfe ob dein Drucker wirklich AirPrint-fähig ist (Liste auf der Apple Support-Seite).

Fazit: WLAN-Drucker einrichten ist kein Hexenwerk
Einen Drucker mit WLAN zu verbinden ist heute deutlich einfacher als noch vor wenigen Jahren. Die WPS-Methode funktioniert in den meisten Fällen binnen Sekunden, und selbst die manuelle Einrichtung über das Display oder die Hersteller-Software ist in 5-10 Minuten erledigt. Wichtig ist nur, dass du dein WLAN-Passwort parat hast und beide Geräte nah genug am Router stehen. Einmal verbunden, profitierst du von maximaler Flexibilität: Drucken vom Sofa, aus dem Büro oder vom Smartphone – kabellos und bequem. Bei Problemen helfen in 90% der Fälle ein Router-Neustart oder ein Firmware-Update. Und selbst ältere Drucker ohne native WLAN-Funktion lassen sich mit einem Printserver nachrüsten. Viel Erfolg beim Einrichten!